Assistant Administratif (H/F)

Saviez-vous que chez EQUANS France, nos équipes interviennent dans le secteur des projets d’infrastructure de transport en France et dans le monde ?

                  Assistant Administratif (H/F),

Le Marché Transport d’EQUANS offre des solutions techniques innovantes pour accompagner la digitalisation et la décarbonisation des transports urbains et ferroviaires en France et dans le monde.

Les expertises du marché transport sont : la catenaire, la signalisation ferroviaire, la ventilation des tunnels, les systèmes intelligents d’aide à l’exploitation et information voyageurs, les solutions de connectivité on board (wifi).

Nos expertises sont rassemblées dans 7 filiales comptant 2700 salariés : INEO Scle Ferroviaire, Powerlines, INEO UTS, Axima Tunnel, INEO SYSTRANS, et Icomera.

Nous vous proposons de rejoindre INEO SYSTRANS, notre filiale spécialisée dans les Services et Systèmes de Transport Intelligents. Nos équipes conçoivent, développent et déploient des Systèmes et des Services de Transport Intelligents de notre offre NAVINEO.

Notre force réside dans notre capacité à intégrer très en amont les infrastructures digitales et urbaines de nos clients et à les imaginer telles qu’elles seront demain.

Notre énergie et notre créativité sont l’essence de notre collaboration. C’est la marque de fabrique de nos solutions NAVINEO … pour une meilleure qualité de ville.

Votre mission

Au sein de la Direction Industrielle et sous la responsabilité de la Responsable de site, vous évoluez dans un environnement à taille humaine au service de nos clients et des collaborateurs.

Vous assurez le premier niveau d’accueil, l’assistanat administratif, organisationnel et RH en lien avec les services supports et opérationnels de l’entreprise. Vous participez activement à la vie du site.

Vos activités

Vous assurez le secrétariat et la gestion administrative courante:

• Accueil physique et téléphonique / gestion du standard
• Information et orientation des demandes clients vers l’interlocuteur ou le service compétent
• Suivi des notes de frais
• Achats : établissement des demandes de prix et d’achat, relances fournisseurs, validation de factures en accord avec les bons de commandes et de livraison
• Enregistrement, tri des courriers et courriels

Vous gérez les déplacements des collaborateurs : établissement des ordres de mission, validations, suivi et gestion des aléas.

Vous participez à la gestion administrative des ressources humaines :

• Pointage des heures, absences, congés, récupérations, contrats intérimaires, maladie (y compris la gestion avec la médecine du travail), … saisies et suivi.
• Suivi et distribution des tickets restaurant et autres documents.
• Alimenter les tableaux de bord et de suivi du site et participation aux activités et suivi du Lean.

Vous assurez la continuité de l’activité liée aux moyens généraux en partenariat avec la coordinatrice (attribution de véhicules, prises de rendez-vous, réception des intervenants…).

Vous assistez le service Installations et Maintenance :

• Assurer le suivi spécifique des déplacements de ce service, suivi des heures et besoins divers de l’activité Installation et Maintenance avec les responsables.

Vous participez à l’organisation et la logistique des évènements internes site ou externes :

• Préparation salle de réunion, réservations, manifestations, affichages divers,
• Organisation de rendez-vous, gestion de planning, communications

Votre profil

Diplômé d’un BAC+2 en Gestion Administrative, Assistant de Gestion, Assistant de Manager, vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils informatiques : pack office, logiciels et progiciels de gestion.

Vous avez un sens développé des priorités et de l’organisation et vous êtes reconnu pour votre réactivité et votre adaptabilité.

Vous aimez le contact humain, travailler en autonomie et souhaitez intégrer une entreprise internationale aux fortes valeurs humaines engagée vers l’excellence.

La pratique de l’Anglais est un véritable atout.

Une stricte confidentialité est bien entendu incontournable sur ce poste.

En savoir plus sur EQUANS

Expertise et proximité pour EQUANS France, leader des services multi-techniques.

EQUANS France garantit l’égalité des chances pour tous et la diversité.

EQUANS France s’engage à promouvoir la diversité, l’inclusion et à lutter contre toutes les formes de discriminations à l’accès à l’emploi, à la formation, à la promotion et plus largement dans nos environnements et cadres de travail.   

L’insertion, la mixité, le soutien et l’accompagnement des jeunes, des seniors, des personnes en situation de handicap sont des priorités essentielles de la politique ressources humaines. 

En savoir plus sur EQUANS France :

Plus de 27 000 collaborateurs contribuent à l’aventure EQUANS France. Concepteurs, intégrateurs et mainteneurs de solutions multi-techniques, tous sont engagés sur l’ensemble de la chaîne de valeur (financement, études, installation, maintenance, contrats de performance). Répartis dans 413 agences sur l’ensemble du territoire français et aussi à l’International, l’exigence et la bienveillance sont au cœur de notre culture et de la performance.

Notre mission ? Au sein d’EQUANS France, nos équipes, pour qui la santé et la sécurité au travail sont  une priorité absolue, sont engagées pour accompagner leurs clients dans leurs transitions énergétique, industrielle et numérique et relever ainsi le défi de la décarbonation de notre économie. Pour cela,  nos équipes connectent, protègent et alimentent en flux énergétiques et numériques les territoires, les villes, les bâtiments, les industriels et les infrastructures de transport.

Experts dans 6 domaines – Génie électrique, Génie climatique, Réfrigération, Protection incendie, IT et télécommunications, Solutions digitales, la complémentarité de nos activités témoigne de notre capacité à innover et à nous adapter pour fournir des services à forte valeur ajoutée pour nos clients

Enraciné dans une histoire plus que centenaire issue des sociétés Axima et Ineo, EQUANS France atteint un chiffre d’affaire de 5 milliards d’euros.

Votre CV sera conservé le temps du traitement de votre candidature et, en cas de réponse négative, pour un délai maximal de 12 mois, sauf désaccord de votre part.

Dans cette hypothèse, nous détruirons immédiatement l’ensemble de votre dossier.