Assistant(e) d’agence – H/F

Ineo Aquitaine, entité d’EQUANS France, recherche pour son agence Béarn-Bigorre un(e) :

Assistant d’agence H/F

Dans le cadre d’un futur départ à la retraite, vous intégrerez l’agence Béarn Bigorre et plus précisément son centre de travaux basé à Lacq (64). L’activité est spécialisée dans les travaux d’installations électriques industrielles et tertiaires.

Rattaché(e) au Directeur d’Agence, vous travaillerez sur des missions de secrétariat et d’assistanat en étroite collaboration avec les différents services de l’agence. Vous participerez également à la préparation des dossiers ainsi qu’à la collecte des documents associés auprès de différents interlocuteurs internes ou externes.

Vous aurez entre autres en charge de :

Secrétariat général & gestion du personnel (Ineo et intérimaires)

• Pointages SAP « validation – contrôle – modification », suivi des visites médicales, suivi des congés, renseignements RH de premier niveau
• Transmission des demandes/informations salariés auprès du service RH : attestations diverses, dossier embauche nouveau salarié, stagiaire, etc
• Relation avec les agences de travail temporaire et gestion des intérimaires sur Pixid, déclarations des heures, contrôle des factures intérim
• Coordination du planning hebdomadaire de l’agence avec les formations, absences,…
• Contrôle la gestion du stock du matériel bureautique
• Gestion et suivi de la flotte automobile
• Accueil téléphonique de l’agence et réception des visiteurs
• Enregistre, facture les commandes et effectue les relances créances si nécessaire

Assistanat technique

• Gestion administrative des appels d’offre : commandes, téléchargements, enregistrements et réponses (et appels à candidature) publics et privés
• Suivi administratif et juridique des contrats de sous-traitance 
• Assistanat technique dédié à l’activité « branchement » : prise de rendez-vous, mise en planification et suivi du planning informatique, éditions des dossiers techniques

Mission secondaire

En fonction des besoins de l’agence et des congés de votre homologue, vous pourrez être amené(e) à assurer le relai sur les sujets administratifs tels que les pointages, les appels d’offre, la gestion du standard, etc.

Profil recherché :

Ce poste s’adresse à un(e) candidat (e) expérimenté (e) disposant d’une formation initiale au métier de l’assistanat de direction, et disposant d’une expérience significative d’au moins 5 ans.

Outre une excellente maitrise des outils bureautiques, le poste requiert des qualités de réactivité, de rigueur et de fiabilité.

Disponible et discret(e), une forte capacité d’adaptation à des publics et interlocuteurs multiples est nécessaire.

Notre mission ?

Au sein d’EQUANS France, entité du groupe BOUYGUES, nos équipes sont engagées pour accompagner leurs clients dans leurs transitions énergétique, industrielle et numérique et relever ainsi le défi de la décarbonation de notre économie. Pour cela, nos équipes connectent, protègent et alimentent en flux énergétiques les territoires, les villes, les bâtiments, les industriels et les infrastructures de transport.

Enraciné dans une histoire plus que centenaire issue des sociétés Axima, Ineo et Bouygues Energies & Services, le chiffre d’affaires d’EQUANS France atteint les 7 milliards d’euros.

EQUANS France garantit l’égalité des chances pour tous.