Assistant service AOM H/F

Contributions :
•Soutien administratif/logistique aux collaborateurs du service Appel d’Offres Maintenance, Priorité 1
•Support des collaborateurs du service AOM dans leurs missions de réponse à appel d’offres – Priorité 2
•Missions annexes du service AOM – Priorité 3

Détails des contributions
Soutien Administratif et Logistique du service Appel d’Offres Maintenance – Priorité 1
. Assistante de service d’une équipe composée de 18 personnes répartie sur 8 implantations
▪Préparation et organisation des réunions : Réservation des salles de réunions et préparation des matériels associés
▪Proposition et organisation des activités d’équipe / séminaire de service
▪Organisation de déplacements, gestion des abonnements (SNCF)
▪Gestion fournitures de bureaux et EPI – Bon de commande SAP
▪Suivi de la Procédure nouvel embauché (Administratif, Logistique)
▪Suivi et gestion des visites médicales *
▪Suivi du plan de formation des collaborateurs du service *
▪Saisie des causeries sécurité dans Axi’Prev *
▪Gestion des droits d’accès aux Sharepoints du service et aux outils (bases fournisseurs, ratios, proposal, canva…)
▪Suivi des trames de contrat dans Proposal
▪Être garant de la mise à jour du livret d’accueil mis à disposition des collaborateurs
▪Tenir à jour la présentation du service et contribuer à la newsletter du Territoire FM
▪Mise à jour du who’s who commercial et AOM à l’échelle du Territoire FM + Liste de diffusion « DL-EQUANSFRANCE-MAINTENANCE-HVAC-DIRCOMMERCIALE »
▪Gestion des casiers affectés au service sur UG
▪Missions ponctuelles suite aux réunions Assistantes Equans UG (compte rendu de réunions, demandes diverses de Nexity, création de badges…)

Support des collaborateurs du service AOM – Priorité 2
•Refonte des visuels des offres techniques en collaboration avec le service marketing et la direction communication
•Création d’une trame et support des ingénieurs d’études sur l’outil de création vidéo
•Rédaction des mémoires techniques en support des ingénieurs d’études
•Création d’une trame et contribution à la création du support de soutenance des offres techniques
•Compilation des organigrammes et CV des agences pour le rendu des offres techniques

Missions annexes – Priorité 3
•Saisie Ratio maintenance AO en appui des ingénieurs d’études
•Saisie des retours sous-traitants dans notre Base Fournisseurs

Outils :
Les outils bureautiques usuels (Word, Excel, Powerpoint)
CANVA
SAP

Langues :

Français

Soft skills :
Sens du service
Bon relationnel
Rigueur
Adaptabilité

Expérience :

Bac +2 avec 3 à 5 ans d’expérience