Assistante d’exploitation (H/F)

Assistant exploitation (H/F)

Poste basé à Colombes (92)

Enraciné dans une histoire plus que centenaire, Equans société du groupe Bouygues, est le nouveau leader mondial du secteur des énergies et services. En accompagnant ses clients sur les trois transitions énergétique, numérique et industrielle, Equans apporte un haut niveau d’expertise technique dans la conception, l’installation, la maintenance et l’exploitation d’installations multi techniques. 

Ineo Industrie et Services fait partie de l’entité EQUANS France, et conçoit des solutions globales et performantes dans le domaine du Génie Electrique et Climatique.

L’agence « Services IDF », composée de 150 collaborateurs, est spécialisée en maintenance multi techniques dans le domaine tertiaire, en itinérance ou sur site posté. Ses clients sont des collectivités ou entreprises privées qui ont besoin de nous pour assurer la continuité du fonctionnement électrique de leurs bâtiments (centres commerciaux, opéras, assemblée nationale, sièges sociaux d’entreprises, etc.).

Notre agence Services recherche un assistant d’exploitation (H/F) chargé d’épauler au quotidien le Responsable d’affaires dans la bonne exécution des tâches liées aux chantiers gérés par ce dernier.

A ce titre, vos missions consistent à : 

Suivi administratif des contrats

• Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance et de services.
• Veiller au respect des échéances contractuelles.
• Garantir la conformité et la mise à jour des dossiers clients.
• Assurer la gestion documentaire associée aux contrats et aux interventions.
• Participer à la préparation et à l’actualisation des dossiers administratifs.
• Assurer l’archivage et la traçabilité des documents de l’activité.

Gestion des rapports d’intervention

• Réceptionner les rapports d’intervention des techniciens.
• Contrôler la qualité, la cohérence et la complétude des documents transmis.
• Effectuer la relecture, la mise en forme et la diffusion des rapports clients.

Pour les rapports ne comportant aucune observation

• Vérifier leur conformité administrative.
• Assurer leur mise en forme.
• Les transmettre directement au client dans les délais contractuels.

Pour les rapports comportant des réserves, observations ou anomalies

• Les transmettre au management pour analyse.
• Préparer les éléments nécessaires au traitement technique et financier.
• Assurer le suivi administratif des actions correctives jusqu’à leur clôture.

Gestion financière et suivi de l’activité

• Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi des commandes clients.
• Assurer l’interface avec l’Administration des Ventes pour l’enregistrement des commandes et le suivi des dossiers.
• Participer au processus de facturation des prestations réalisées.
• Assurer le suivi des devis jusqu’à leur validation ou leur refus.
• Établir les devis de régularisation consécutifs aux dépannages et travaux complémentaires.
• Assurer le suivi des créances clients en lien avec les services concernés.
• Tenir à jour les tableaux de bord de l’activité.
• Produire les indicateurs de suivi et les reportings opérationnels et financiers.

Gestion des achats et de la sous-traitance

• Rédiger les demandes d’achat conformément aux procédures internes.
• Assurer le suivi administratif des commandes fournisseurs.
• Rédiger et assurer le suivi administratif des contrats de sous-traitance.
• Veiller à la conformité documentaire des sous-traitants.

Gestion des moyens matériels et logistiques

• Assurer le suivi des stocks de matériels, consommables et équipements.
• Veiller à la disponibilité des matériels nécessaires aux interventions.
• Organiser et suivre les approvisionnements.
• Assurer le suivi des échéances de vérification et d’étalonnage des ECME
• Garantir la mise à jour des registres de suivi et de conformité du matériel.

Gestion administrative du personnel

• Réaliser et contrôler les pointages du personnel et Participer au suivi administratif des heures réalisées.

Activités complémentaires

• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.
• Contribuer à la qualité de service et à la satisfaction des clients.
• Assurer un rôle d’interface entre les clients, les équipes opérationnelles, les services support et l’encadrement.
• Participer à toute mission administrative ou organisationnelle nécessaire au bon fonctionnement de l’activité.

Le talent que nous recherchons :

De formation Bac+2 minimum de type BTS Assistanat de Gestion, vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience professionnelle acquis à des fonctions similaires idéalement dans le secteur du bâtiment ou du génie électrique.

Au-delà de vos qualités relationnelles, vous êtes reconnu pour vos capacités organisationnelles.

Les avantages à rejoindre Ineo :

• 13eme mois + variable individuel + variable collectif (participation, intéressement)
• Prime congés payés + RTT
• Indemnités de transports et de trajets
• Plans d’épargnes salariales du Groupe Bouygues
• Mutuelle et prévoyance ProBTP
• CSE (Chèque vacances, chèque rentrée…)