Assistant ADV H/F

Avec plus de 80 implantations en France, les équipes d’Equans Services Bâtiments & Infrastructures accompagnent leurs clients dans les domaines du Facility Management, de la maintenance et des travaux tous corps d’état.

Au quotidien, 3 500 collaborateurs agissent avec proximité pour rendre les bâtiments plus durables, plus performants et au service de leurs occupants.

Basé(e) à Ivry Sur Seine, sous la responsabilité du Contrôleur financier, vous intervenez sur la gestion administrative, le suivi contractuel, la facturation et le recouvrement de nos activités.

Vos missions

Gestion administrative et commerciale

• Créer les affaires — OTP — dans SAP ;
• Saisir et suivre les commandes clients ;
• Créer les comptes clients et assurer leur mise à jour dans les outils informatiques ;
• Enregistrer et suivre les devis ;
• Répondre aux différentes demandes administratives des clients ;
• Gérer et enregistrer la sous-traitance en paiement direct ;
• Réaliser diverses missions liées à la gestion administrative, comptable et financière des centres.

Facturation et suivi contractuel

• Émettre les situations de travaux mensuelles ;
• Établir la facturation mensuelle des contrats ;
• Vérifier les pièces justificatives nécessaires à la facturation ;
• Contrôler la conformité des factures avec les conditions contractuelles ;
• Gérer les révisions de prix des différents contrats ;
• Assurer le suivi des opérations de facturation en paiement direct ;
• Participer à la fiabilisation des données administratives et financières.

Recouvrement et suivi des clients

• Assurer le recouvrement des créances clients ;
• Effectuer les relances auprès des clients pour le paiement des factures ;
• Suivre les impayés et les éventuels contentieux ;
• Contribuer au traitement des litiges et à la résolution des écarts de facturation.

Gestion des cautions et garanties

Vous assurez la gestion complète des cautions et garanties, notamment :

• Les garanties de bonne exécution ;
• Les retenues de garantie ;
• Les garanties de restitution d’acompte ;
• Les garanties à première demande ;
• Le suivi des échéances, renouvellements, mainlevées et restitutions.

Suivi comptable

• Lire et analyser les comptes fournisseurs ;
• Vérifier les factures comptabilisées ;
• Suivre les paiements et les éventuels écarts ;
• Échanger avec les équipes comptables afin de fiabiliser les informations financières.

Les compétences requises

• Maîtrise des techniques de facturation ;
• Connaissances comptables de base ;
• Bonne connaissance des marchés et des contrats ;
• Maîtrise d’Excel ;
• Utilisation de SAP et d’ATRADIS ;
• Rigueur administrative et fiabilité dans le traitement des données ;
• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément ;
• Respect des délais ;
• Esprit d’analyse et capacité à identifier les écarts ;
• Bon relationnel et aptitude à travailler avec différents interlocuteurs.

Votre profil

De formation administrative, comptable ou commerciale, vous disposez idéalement d’une première expérience en administration des ventes, facturation, gestion clients ou suivi contractuel.

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et à l’aise avec les chiffres. Vous savez gérer des tâches variées, respecter les échéances et traiter des informations nécessitant précision et confidentialité.

Votre sens du service, votre esprit d’équipe et votre capacité à communiquer avec les clients, les équipes opérationnelles, la comptabilité et les fonctions financières seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.

Rejoignez-nous et construisons ensemble des bâtiments plus durables et plus performants !